8 + 1 + 1 tipů, jak zkrotit prokrastinaci (zvlášť pokud se zaměstnáváte sami)

Málokterý termín byl v posledních letech v oblasti seberozvoje a pracovní morálky skloňovanější než prokrastinace. Určitě jste zažili dny, kdy jste se vrhli do práce jako uragán a v půl jedenácté měli všechno hotovo.

Ale pokud jste jako většina ostatních, častěji možná zažíváte situace, kdy máte v půl jedenácté vypitou kávu, projetý Facebook odshora dolů v nákupním košíku nejmenovaného eshopu pár kousků vtipných hrnků a na práci ani nesáhnuto. Nikdy v historii nebyla pracovní kultura tak posedlá produktivitou a nikdy v historii nebylo tolik od práce odvádějících vlivů jako dnes.

ranní káva

Když jsem se pouštěl na dráhu PPCčkaře na volné noze, představoval jsem si svůj pracovní den jako nikdy nekončící pohodu s pořádným hrnkem kávy v ruce a pohodlným pyžamem na sobě. Práce z kuchyně, práce z gauče, práce z postele, práce z pod peřiny, práce z pod peřiny a se zavřenýma očima.

Velmi brzo se ukázalo, že to není udržitelný pracovní model. Bylo šokující, jak neskutečně málo práce jsem v té době stihl udělat. Nedalo se nic dělat. Vyrazil jsem do města hledat sdílenou kancelář a brzy jsem opět každé ráno vyrážel do kanceláře jako dřív a tentokrát jsem za to ještě musel platit. I takový je sladký život freelancera 🙂

Ale sama kancelář k odbourání prokrastinace nestačila. Bez šéfa za zády a pevné pracovní doby jsem se musel naučit, jak si práci zorganizovat sám. Přečetl jsem desítky návodů a knih, jak se s prokrastinací vypořádat, testoval na vlastní kůži všechny možné přístupy a sepsal pro vás 8+2 tipy, které opravdu fungují. Tady jsou:

  1. Vytvořte si pracovní místo a režim
  2. Buďte na sebe přísní a naučte se také, jak se správně rozmazlovat
  3. Zbavte se Facebooku, notifikací a otravných hovorů
  4. Nastavte si vlastní deadliny i pracovní dobu
  5. Veďte si přehledný seznam úkolů
  6. Připravte si práci na další den
  7. Naporcujte si větší úkoly do stravitelnějších celků
  8. Hodiny a budíky

Pojďme se do toho ponořit důkladněji:

1. Vytvořte si pracovní místo a režim

Práce z křesla ve vašem obýváku sice může vypadat lákavě, ale ve chvíli, kdy zhlédnete třetí epizodu seriálu, umyjete nádobí a uvaříte si třetí kafe je třeba to utnout a nastavit tvrdý režim. Pokud jste podobné nátury jako já, budete muset vyrazit mimo domov, pokud máte vůli silnější, možná si vystačíte s vyhrazeným pracovním stolem přímo u sebe v kuchyni.

paper hub
(foto z mého oblíbeného coworkingu)

Nicméně je zásadní pečlivě si oddělit pracovní a soukromý čas i prostor. Sedět v kanceláři od devíti do pěti se sice stalo takřka symbolem moderního otroctví, ale z hlediska produktivity je to ten pravý základ. Vytvořte si svou vlastní verzi, která vám bude vyhovovat. Coworking od dvanácti do osmi. Kavárna od sedmi do jedné, jestli to stíháte. Čas a místo je na vás, dokud to nebude „u mě v posteli a až se mi bude chtít„.

Dokud se plně a vědomě nepřepneme do „pracovního módu“, vždycky se najde něco, co vás vyruší. Neutřený prach, staré jídlo v ledničce, televize, nová knížka v knihovně. Vytvořte si pracovní prostředí a věnujte se v něm pouze práci.

2. Buďte na sebe přísní a naučte se také, jak se správně rozmazlovat

Už tedy máte svou kancelář, ale ještě stále nemáte vyhráno. Moderní pracovní prostředí doslova přetéká novými a inovativními způsoby jak vás odvádět od práce. Mezi ty tradičních patří potlach s kolegy v kuchyňce či nový kapslový kávovar, kterým se vedení rozhodlo vzpružit své unavené zaměstnance. Žádný kancl není dostatečně cool, pokud se v jeho blízkosti nenachází nějaký freshbar, kde si po ránu dopřejete celerové smoothie, nebo stánek s donuty, kam si po tom celerovém smoothie přijdete spravit chuť, aby toho zdraví nebylo tolik.

donut

Pravidelně jsem začínal ráno kávou a něčím sladkým. Abych se při popíjení kafe nenudil, prošel jsem čerstvý výběr fotek na Flickru (používá to dnes ještě někdo?), vybral si novou tapetu na plochu a všechna koťátka ve výběru poslal své drahé polovičce. Když jsem dopil poslední studený hlt kávy ručička hodin už se šinula za desítku a byl pomalu čas začít plánovat oběd s kolegy.

Nemusíte být asketický mnich a přežívat pracovní dny na vodě a ve stoprocentním pracovním nasazení, ale když už se chcete rozmazlovat, využijte tyhle moderní vymoženosti k tomu, aby vám pomohly překonat prokrastinaci a pořádně den nastartovat.

Kobliha jako odměna za vyřízení všech dnešních objednávek funguje mnohem lépe než ta samá kobliha, kterou ráno zabijete půl hodiny ještě než zapnete počítač. A tenhle článek by nevznikl bez toho, kdyby mě po jeho dopsání nečekalo horké voňavé kafe. Buďte k sobě nekompromisní a pusťte se do úkolů, které před sebou tlačíte už druhý týden dřív, než se začnete rozmazlovat.

3. Zbavte se Facebooku, notifikací a otravných hovorů

Snad nikdo nepochybuje o tom, že Facebook je něco jako malé prokrastinační božstvo. Vzhledem k tomu, že vydělává na reklamách, které vám zobrazí, je speciálně nadesignovaný k tomu, abyste na něm trávili co nejvíce času. Vše od hlavní funkce přes design stránky po chytré algoritmy pro výběr příspěvků na vaší zeď je navržené tak, aby vás přinutil strávit zde co nejvíce času.

hacker

Hodně opravdu chytrých lidí dostává bohatě zaplaceno za to, abyste vy co nejvíce prokrastinovali. Je to tak! A neplatí to jen pro Facebook ale i pro většinu dalších internetových stránek, online magazínů i váš mobil.

Buďte v tomhle nekompromisní. Naštěstí existuje spousta nástrojů, které vám v tomhle pomůžou. Zablokujte si stránky, které kradou váš čas, nepřibližujte se během pracovní doby k Facebooku a nebo, pokud ho potřebujete pro práci jako třeba já, zablokujte si newsfeed. Pomůžou vám v tom třeba:

volá papež

Totéž platí pro váš telefon. Vyhraďte si bloky času, kdy se budete věnovat jen své práci a telefon bez milosti vypněte. Většinou se nic nestane, když na zmeškaný telefonát odpovíte o hodinku nebo dvě později. Už vás slyším, jak namítáte, že musíte být na přijmu, aby se vám dovolala nemocná babička, žena z porodnice nebo třeba papež. Na takové situace využívám chytré aplikace, které využívajíc tzv. whitelist. Takže blokují všechny příchozí hovory krom vaší babičky, manželky a papeže Františka. Já používám třeba Call Blocker.

4. Nastavte si vlastní deadliny i pracovní dobu

Určitě už jste slyšeli moudro o tom, že práce trvá přesně tak dlouho, kolik na ní máme času. Zní to trochu jako vtip z Murphyovských zákonů, ale blíží se to pravdě mnohem víc, než jsme si mnohdy ochotní připouštět. Určitě si vzpomenete na svá studentská léta, kdy jste čtrnáct dní sepisovali nějaké pojednání, trápili se s ním, odkládali ho a to vše nakonec jen pro to, abyste většinu sepsali za dvě hodiny uprostřed noci nadopovaní RedBullem.

deadline

Tohle pravidlo však můžete využít i ve svůj prospěch. Vezměte ten úkol, který máte odevzdat za dva týdny, a nařiďte si, že má být za dvě hodiny hotový. Buďte na sebe trochu zlí, nacpěte ho před důležitou schůzku nebo poradu, buďte kreativní v tom, jak deadline učinit co nejhrozivější. Možná namítnete, že výsledek dvouhodinové práce bude nutně odfláknutý. To může být pravda, ale vy máte hotovo a k tomu 14 dní na to, to vylepšit. A ruku na srdce, stejně byste to pak dělali na poslední chvíli a víc než ty dvě hodiny nad tím nestrávili.

To samé pravidlo se dá aplikovat i na pracovní dobu. Když mám občas méně práce, stává se mi celkem pravidelně, že do desáté ranní vyřeším všechny úkoly a na zbytek dne mi zbudou dvě nebo tři maličkosti, které by se daly vyřešit za 15 minut. Prokrastinační obvody v mém mozku v takových situacích dokáží takřka nemožné a já strávím dalších 7 hodin tím, že dělám něco, co jsem mohl mít hotové dávno před obědem a nakonec ještě jeden z těch úkolů odsunu na zítřek. Nedokážu to vysvětlit, je to děsivější než záhada Blair Witch!

Nastavte si proto konec pracovní doby tak, aby odpovídala práci, která vás čeká. A pak jí ještě a půl hodiny zkraťte. Budete překvapení, kolik toho stihnete za 4 hodiny. Nespoléhejte jen na sílu vůle. Domluvte si schůzku s kamarádem, kupte si lístky do kina. Uvidíte jak se se stále zkracujícím časem prokrastinace doslova vypaří.

5. Veďte si přehledný seznam úkolů

Určitě znáte ten pocit, kdy před sebou valíte hromadu úkolů a nevíte, kde začít. A tak místo toho jdete zkontrolovat Facebook. Jak na něčem pracujete a najednou si vzpomenete na něco zásadního, co mělo být dávno hotové. a tak se k tomu v panice přesunete. Nebo vám přijde nějaký naprosto nedůležitý úkol emailem a vy na něm začnete pracovat, protože je zrovna po ruce.

todo list

Mně osobně se osvědčil jednoduchý seznam úkolů. Ručně si v něm seřadím úkoly podle důležitosti a pak odškrtávám jeden za druhým. Ve chvíli kdy odpadne paralýza z toho, že nevím, z kterého konce začít, jde vše najednou překvapivě snadno. První, druhý, třetí…

Důležité je mít všechny úkoly na jednom místě. Já k tomuto účelu využívám nástroj Todoist, kam si zapisuji vše od pracovních povinností po nákupní seznamy nebo zalévání kytek. Abych si práci ještě více usnadnil využívám různé automatizační platformy (zkuste IFTTT, Zapier, nebo úžasný český Integromat), abych všechny úkoly dostal do Todoistu. Takže když mi přistane nový úkol v Trellu, nebo když označím e-mail hvězdičkou, automaticky se mi vytvoří také úkol v Todoistu.

Protože Todoist umožňuje řazení úkolů jen podle data a čtyř úrovní priority, ještě si každý veřer seřadím úkoly ručně na list papíru. Občas k nim pak připisuji i přestávky na kávu a na oběd, takže mě pak hlad pohání, abych už konečně nastavil tuhle kampaň a mohl se najíst.

6. Připravte si práci na další den

Práce s úkoly je při boji s prokrastinací tak důležitá, že jí věnuji ještě další dva body. Abyste se ráno vyhnuli dlouhým prodlevám při plánování práce a odsouvání nepříjemných úkolů, je lepší naplánovat si je den dopředu. Přeci jen je jednodušší „nařídit si“ telefonát s nepříjemným klientem den předem, když už se chystáte z práce domů, než si ho nařídit jako první úkol v situaci, kdy vás od něj dělí jen 5 minut.

nepříjemný hovor

Plánování den předem vám taky umožní se na úkoly psychicky připravit. Víte, co vás ráno čeká, cestou do práce si můžete v hlavě připravovat strategii, jak zvládnout první úkoly a když dorazíte do práce, zakousnete se do úkolů bez zbytečného otálení (a dřív si pak nadělíte svou odměnu).

Opravdu plánování nepodceňujte. I pokud jste na to včera večer zapomněli, věnujte tomu čas aspoň ráno. I kdybyste plánováním strávili první půlhodinu svého pracovního dne, ušetří vám to spoustu času, který byste strávili přes den oťukáváním té velké nestravitelné hromady úkolů a jejím odsouváním na jindy prokládaným kontrolováním SMSek a Facebooku.

Abyste měli vše pod kontrolou, nezapomeňte si naplánovat jako poslední úkol každého dne plánování úkolů na další den!

7. Udělejte své úkoly zvládnutelné

Mechanismy prokrastinace jsou pravěký přežitek, který nám kdysi pomáhal přežít, dnes nám však jen hází klacky pod nohy. Dřív prokrastinace odrazovala pračlověka Lojzu, aby šel holýma rukama ulovit šavlozubého tygra. Říkala mu: „to je moc náročný, to nedáš, nechceš radši sbírat borůvky?“ Při zpracování důležitého reportu už nám nehrozí sežrání lítou šelmou (tedy aspoň ne doslova), ale náš mozek nám stále našeptává, že bysme možná radši měli umýt nádobí a přerovnat tužky podle velikosti.

šavlozubá šelma

Abysme tenhle mechanismus přelstili, můžeme velké úkoly naporcovat na několik lehce zvládnutelných kroků. Sepsat osnovu reportu? Brnkačka na deset minut. Doplnit důležitá data do připravené kostry. Pohoda. Doplnit k číslům komentáře. Žádný problém. Odškrtli jste si tři nebo pět snadných úkol, váš todo-list je utěšeně proškrtaný a najednou koukáte, že ten děsivý šavlozubý tygr už se otáčí na rožni.

8. Ochočte si hodiny a budíky

Dokážete ráno sednout ke stolu a soustředěně pracovat osm hodin? Pokud ano, gratuluji. Ale většina lidí, mě nevyjímaje, se na práci dokáže soustředit maximálně půl hodiny. A toho využívá zajímavá pracovně organizační metoda zvaná Pomodoro.

Spočívá v tom, že pomocí časovače odpočítává 25 minutové úseky určené pro práci s pětiminutovými přestávkami. Využít můžete třeba kuchyňskou minutku (od té mimochodem získala svůj název, pomodoro je totiž italský výraz pro rajče), nebo některý z nekonečného výběru online nástrojů.

Díky této metodě se snáze donutíte k práci (těch 25 minut snad makat zvládnete) a zároveň se vám díky stopování přestávek nestane, že byste jen rychle zkontrolovali zprávy na Facebooku a zasekli se tam na 40 minut.

Za sebe doporučuji brát pracovní úseky jako minimální doporučenou dobu a nepřerušovat práci, pokud se dostanete do flow.

Dalším užitečným budíkem jsou různé time trackery, které měří čas, který věnujete určitým činnostem. Jedním z nejpoužívanějších třeba Toggl, který si pomocí rozšíření prohlížeče snadno propojíte třeba s Todoistem a pak už jen odklikáváte úkoly na kterých zrovna pracujete. Získáte tak pro sebe cennou zpětnou vazbu, čím trávíte nejvíc času, kde ubrat a kde naopak přidat a pokud svou činnost musíte někomu reportovat, jsou takovéhle stopky úplným požehnáním.

1+1 pro tip jak nastartovat produktivitu

Pokud jste článek dočetli až sem, zasloužíte si poslední profi tip, jak hned po ránu nastartovat svou motivaci. Není nic horšího než před sebou valit balvan nějakého nezvládnutelného úkolu a stále dokola ho odsouvat.

Vyberte si ze svého seznamu úkolů ten nejnepříjemnější a nejdůležitější úkol (pokud máte nějaké úkoly, které jsou nepříjemné, ale nedůležité, měli byste se možná zamyslet, jestli neděláte něco špatně) a vrhněte se na něj jako na první věc hned ráno. Není nic lepšího než si odškrtnout nějakou hrozně komplikovanou povinnost, uvařit si kávu a mít před sebou ještě skoro celý pracovní den věnovaný už jen snadným a příjemným úkolům.

Pokud se stane, že přijdete do práce a nemáte sílu naprosto na nic a před vámi se tyčí hora tohoto nezvládnutélného úkolu a ani porcování nepomáhá, nepropadejte panice. Nezapínejte ten Facebook, nekontrolujte e-maily. Vyberte si ze seznamu úkolů něco snadného a pokud možno smyslupného a pusťte se do toho. Pocit zadostiučinění vám dodá energii a vy se můžete pustit do největšího úkolu dne.

Takže váš denní úkolníček by mohl vypadat nějak takhle:

0. Pokud je to nutné, něco snadného a přesto užitečného, co vás nakopne
1. Nejdůležitější úkol dne
2. Pauza na kávu, smoothie, nebo jinou odměnu
3. – ∞. Všechno ostatní

Jaké triky používáte v boji s prokrastinací vy? Čím se odměňujete za dobře odvedenou práci? Nebo se vás nic z toho netýká? Komentáře čekají jen na vás!